الأهداف وOKRs في ClickUp للفرق الخليجية: طريقتان لمتابعة الأهداف، وكيف تختار بينهما

إجابة سريعة

يتابع ClickUp الأهداف بطريقتين. الأولى ميزة Goals الأصلية: يضمّ الهدف مستهدفات قابلة للقياس (رقم، صحيح/خطأ، عملة، أو مهمة) وتتحدّث نسبة إنجازه كلما تحرّكت المستهدفات. الثانية، التي يوثّقها ClickUp لإدارة OKRs، تجعل كل هدف مهمةً ونتائجَه الرئيسية مهامًا فرعية، مع الحالات ولوحات المعلومات وBrain. وأغلب الفرق الخليجية تستخدم الطريقتين معًا.

لكل مؤسسة في الخليج وثيقة استراتيجية. لكن القليل منها يملك لوحةَ نتائج استراتيجية ما تزال حيّة في الأسبوع التاسع من الربع. وبين الاثنتين تقع الفجوة نفسها في دبي والدوحة ومدينة الكويت: تُكتب الأهداف مرةً واحدة، في عرض تقديمي أو ورقة لمجلس الإدارة، ثم تجري السنة في مكان آخر؛ في المهام ومحادثات واتساب وجداول نهاية الشهر التي لا يطابقها أحد مع النية الأصلية.

كتبنا ثلاثة أدلة عن كيفية انتقال أطر التخطيط الوطنية في قطر والكويت والإمارات إلى مستهدفات على مستوى الشركة. وانتهى كلٌّ منها عند طبقة ClickUp نفسها، الأهداف والمستهدفات، من غير أن يتعمّق فيها. هذا الدليل يفعل. يستند إلى وثائق مركز مساعدة ClickUp بوصفها المصدر، ويشرح الطريقتين اللتين يقدّمهما المنتج لمتابعة الأهداف ونتائجها الرئيسية، ويقدّم قاعدةَ اختيار وخطةَ إعداد مضبوطتين على تقويم الخليج. تفاصيل الميزات تعكس مركز المساعدة وقت الكتابة؛ فاعتبره المرجع النهائي حين يتغيّر السلوك.

OKRs ومؤشرات الأداء والأهداف: ثلاث كلمات تختلط كثيرًا

قبل الأدوات، مراجعة سريعة للمصطلحات، لأن أغلب مشاريع OKR تتعثّر عند التعريفات لا عند البرمجيات. الهدف (Objective) عبارة نوعية عمّا تريد أن يكون صحيحًا في تاريخ محدد. النتيجة الرئيسية (Key Result) رقم يثبت أنك وصلت، له خط أساس ومستهدف. ومؤشر الأداء (KPI) مقياس صحة تراقبه باستمرار، سواء كان تابعًا لهدف حالي أو لم يكن. وفي مصطلحات ClickUp، الهدف (Goal) حاويةٌ لمستهدفات (Targets) قابلة للقياس، وهو ما ينطبق بدقة على هدف ذي نتائج رئيسية، وإن كانت الميزة تُستخدم أيضًا لدورات Sprint ولوحات النتائج الأسبوعية.

أبقِ الفارق صريحًا. الأهداف تتغيّر كل ربع أو كل سنة؛ ومؤشرات الأداء تبقى. ضع الاثنين في قائمة واحدة بالحالات نفسها، وستقضي المراجعة الربعية دقائقها العشرين الأولى في الجدل حول أي الصفوف يُفترض أن تتحرّك.

طريقتان في منتج واحد

يقدّم ClickUp طريقتين مختلفتين بنيويًا لمتابعة الأهداف، وفهمُ أنهما مختلفتان هو جوهر المسألة كلها. الطريقة الأولى هي ميزة Goals: منطقة مخصصة في شريط التنقّل العام يُقسَّم فيها الهدف إلى مستهدفات، لكل منها نوع قياس خاص، وتتجمّع نسبة الإنجاز تلقائيًا. إنها لوحة نتائج. الطريقة الثانية هي النهج الذي توصي به سلسلة مقالات ClickUp عن الأهداف وOKRs في مركز المساعدة: إدارة الأهداف كمهام داخل مساحة مخصصة، بنتائج رئيسية على هيئة مهام فرعية وأنواع مهام مخصصة، ثم الحالات وطرق العرض ولوحات المعلومات والمستندات وBrain فوق ذلك. إنها سير عمل. الأولى تخبرك أين الرقم؛ والثانية تخبرك ما الذي يُفعل بشأنه ومن يفعله. وأغلب المؤسسات التي نعمل معها في الخليج تستخدم الطريقتين، لكن عليها أن تقرّر عن قصد أيّهما مصدرُ الحقيقة لكل نوع من الأسئلة.

الطريقة الأولى: Goals والمستهدفات

تقع Goals في شريط التنقّل العام؛ وإن كانت مخفية فستجدها تحت «المزيد» ويمكن تثبيتها. الهدف عبارة عن غاية عليا تتكوّن من مستهدفات أصغر قابلة للقياس، وإتمامُ كل المستهدفات يُتمّ الهدف. ويستطيع الضيوف استخدام Goals أيضًا، وهذا مهم حين يحتاج مستشار خارجي أو مراجع من الشركة القابضة أو منسّق حكومي إلى رؤية التقدّم من غير الانضمام إلى الفريق.

هناك أربعة أنواع من المستهدفات، واختيار النوع الصحيح لكل نتيجة رئيسية هو معظم عمل التصميم:

• رقم (Number): نطاق من قيمة بداية إلى قيمة مستهدفة، يتابع الزيادة أو النقصان. استخدمه لحصة الإيرادات، وعدد الموظفين، ومؤشر NPS، ونسبة التسليم في الوقت، وأي نسبة مئوية.
• عملة (Currency): مستهدف مالي يتابع الزيادة أو النقصان. استخدمه للإيرادات، وخفض التكاليف، والتحصيلات، وخط المبيعات، بالعملة التي يُعِدّ بها فريقك المالي تقاريره.
• صحيح/خطأ (True/False): خانة «منجز/غير منجز». استخدمها للمحطات الثنائية مثل الحصول على شهادة ISO، أو تجديد رخصة منطقة حرة، أو اعتماد سياسة.
• مهمة (Task): يتابع إتمام مهمة واحدة أو مهمة فرعية أو قائمة كاملة. استخدمه حين تكون النتيجة الرئيسية «أنجز الشيء» والشيءُ موجود بالفعل في ClickUp؛ وعند ربط مهمة بمستهدف تظهر في تفاصيلها شارةٌ باسم الهدف، فيرى مَن ينفّذ العمل الرقمَ الذي يخدمه.

يُحدَّث التقدّم بالنقر على المستهدف وإدخال القيمة الجديدة، فتُعاد حساب نسبة الهدف من تلقاء نفسها. والأهداف عامة لكل مساحة العمل افتراضيًا ويمكن جعلها خاصة ثم مشاركتها مع أشخاص أو فرق بأسمائهم وبصلاحيات مستقلة، كما تضع بطاقات Goals تقدّمَ أي هدف على لوحة معلومات بجوار بيانات عبء العمل والحالات. وثمة حدّ عملي ينبغي التخطيط له: Goals غير متاحة في تطبيق الجوال وقت الكتابة، فتحديث المستهدف عملُ حاسوب، وهذا يحدّد من يملك طقس التحديث (دليلنا عن تطبيق الجوال يغطي التقسيم كاملًا).

ما لا تفعله Goals هو استضافة الحوار. لا توجد حالة من قبيل «خارج المسار، يحتاج قرارًا»، ولا خطوة مراجعة من المالك، ولا مكان تُناقَش فيه المبادرة التي خلف الرقم. ولهذا وُجدت الطريقة الثانية.

الطريقة الثانية: الأهداف كمهام

ينشر مركز مساعدة ClickUp نمطًا كاملًا لإدارة OKRs داخل الهيكل التنظيمي، وقالبًا باسم Company OKRs and Goals يبنيه في خطوة واحدة. ويستحق الشكلُ أن تفهمه حتى لو استخدمت القالب، لأنك ستعدّله:

• مساحة واحدة لكل الأهداف وOKRs، لتعيش المساءلة في مكان واحد بدل أن تتناثر عبر مساحات الإدارات.
• مجلدات للأهداف على مستوى الشركة أو الإدارة أو الربع أو المنطقة؛ وتتبع القوائمُ منطقَ المجلد، مثل قائمة لكل دولة داخل مجلد إقليمي، وهذا بالضبط ما تحتاج إليه عمليةٌ تمتد على الإمارات وقطر والكويت.
• مهمة واحدة لكل هدف، ونتائجه الرئيسية مهامًا فرعية، وأنواعُ مهام مخصصة تجعل «الهدف» و«النتيجة الرئيسية» عنصرَين مختلفَين ظاهريًا في كل طريقة عرض.
• علاقات (Relationships) تربط مهام OKR لدى الفريق بهدف الإدارة أو الشركة الذي تخدمه، فتتجمّع التحديثات صعودًا أينما وقعت المهمة في الهيكل؛ ومعها مالكٌ وتاريخُ استحقاق وحقولٌ مخصصة لخط الأساس والقيمة المستهدفة ومصدر البيانات والدولة.
• الحالات الموصى بها: للتنفيذ، يحتاج إلى انتباه، خارج المسار، على المسار، مراجعة الإدارة، مراجعة المالك، مكتمل. وللقوائم الإقليمية مجموعة أبسط: لم يبدأ، قيد المراجعة، معلّق، بانتظار الاعتماد، منجز، مكتمل.
• طرق عرض لغرض محدد: أهداف الإدارات مجمّعةً بالإدارة، ومشاريع المناطق مجمّعةً بالمنطقة، وعرضٌ مُرشَّح لأهداف فريقك وحده، وعرضٌ واحد لكل المستهدفات الرئيسية، وعرضُ Gantt للمساحة كاملةً يكشف التبعيات والمحطات والتواريخ.
• لوحات معلومات لاجتماع المراجعة: بطاقة نصية للسرد الأسبوعي والعوائق، وبطاقات حساب تعدّ الأهداف والنتائج الرئيسية الجارية، وبطاقة محفظة لتقدّم مجلدات أو قوائم OKR، ومخططات دائرية أو شريطية بحسب المكلَّف أو الإدارة، وبطاقة قائمة مهام للتفاصيل، وتصدير بيانات البطاقات لأصحاب المصلحة خارج مساحة العمل.
• عرضُ مستند داخل مساحة OKR للتحديث الأسبوعي وجدول أعمال الاجتماع، تتحوّل فيه الملاحظات إلى مهام في مكانها، مع AI Notetaker يوثّق الاجتماع نفسه.
• وBrain فوق ذلك كله: اسأل قائمة OKR من أيقونة Brain الخاصة بها أو من أي مكان في مساحة العمل، واستخدم حقول الذكاء الاصطناعي (الملخّص، تحديثات التقدّم، بنود العمل) التي يمكن تشغيلها آليًا حتى يصف الهدفُ حالته بنفسه.

قوة هذه الطريقة أن الهدفَ مهمةٌ، فينطبق عليه كل ما يفعله ClickUp بالمهام: التعليقات، والأتمتة، والوقت في الحالة، وتجميع الحقول المخصصة، والنماذج التي تُودِع مبادرةً مقترحة في القائمة الصحيحة مباشرة. وضعفُها صورةٌ معكوسة لقوتها: النتيجة الرئيسية بوصفها مهمة فرعية لها حالة، لا منحنى قيمة. «على المسار» حكمٌ؛ و«62 من 80» قياس. فإن أراد مجلسُ إدارتك القياسَ، فما زلت بحاجة إلى الطريقة الأولى.

كيف تختار: قاعدة قرار تصمد

اطرح سؤالًا واحدًا على كل نتيجة رئيسية: هل الجزء الصعب هو قياسها أم تنفيذها؟ إن كان الصعبُ القياسَ، فاستخدم مستهدفًا في Goals. الإيرادات بحسب القطاع، والاحتفاظ بالعملاء، ومتوسط أيام الاعتماد: هذه تحتاج إلى رقم يتحرّك وسجلٍّ لكيفية تحرّكه، والمستهدف يمنحك ذلك من غير مراسم تقريبًا. وإن كان الصعبُ التنفيذَ، فاستخدم مهمة بمهام فرعية: إطلاق خدمة في الدوحة، أو نقل إدارة من جداول البيانات، أو اجتياز تدقيق. هذه تحتاج إلى ملّاك ونقاش وتبعيات وإيقاع مراجعة، والمستهدفُ سيختصر ذلك كله إلى خانة اختيار.

ثم اربط الاثنين. نوعُ المستهدف «مهمة» هو الجسر: يمكن لمستهدف داخل الهدف أن يشير إلى مهمة الهدف أو إلى قائمة المبادرات كاملةً، فلا تتحوّل لوحةُ النتائج إلى الأخضر إلا حين يُنجَز العمل فعلًا. وهذا يمنح المؤسسة الخليجية تقسيمًا نظيفًا: Goals هي لوحة نتائج الإدارة التنفيذية، من ثلاثة إلى سبعة أهداف للسنة، يحدّثها شخصٌ مسمّى في يوم ثابت؛ ومساحة OKR هي طبقة التشغيل التي يدير فيها رؤساء الإدارات ربعَهم؛ ولوحة المعلومات تقف بينهما، بطاقاتُ Goals في الصف الأعلى وبطاقاتُ الطريقة الثانية تحتها.

تقويم الخليج: أسبوعا عمل، وشهر متحرّك، وساعتان

لتصميم الأرباع في الخليج ثلاث خصوصيات تتجاهلها قوالب OKR المكتوبة في أماكن أخرى. الأولى أن أسبوع العمل يختلف بين الدول الثلاث التي يخدمها BuyClickUp: انتقلت الإمارات إلى أسبوع من الاثنين إلى الجمعة في 2022، بينما تعمل قطر والكويت من الأحد إلى الخميس. فمراجعةٌ إقليمية «كل خميس بعد الظهر» هي نهاية الأسبوع في الدوحة ومدينة الكويت ويومُ عمل عادي في دبي. حدّد إيقاع المراجعة لكل قائمة دولة، وضع مراجعةَ المجموعة في يوم يكون يومَ عمل في كل مكان، من الاثنين إلى الخميس.

الثانية أن رمضان يتقدّم نحو أحد عشر يومًا كل سنة، وسيقع خلال السنوات المقبلة في الربع الأول، حاملًا معه ساعاتَ عمل مختصرة في المنطقة كلها وتقويمَ قرارات أهدأ. ضعه في الخطة بدل أن تكتشفه في الأرقام: نتيجةٌ رئيسية في الربع الأول بالمستهدف الأسبوعي نفسه الذي للربع الثالث خطأٌ في التصميم، لا فشلٌ في التنفيذ. والثالثة أن الإمارات تعمل بتوقيت UTC+4 وقطر والكويت بتوقيت UTC+3، والسنواتُ المالية لا تتطابق تمامًا أيضًا: تخطّط جهات الإمارات وقطر عمومًا على السنة الميلادية، بينما تمتد ميزانية دولة الكويت من أبريل إلى مارس، وهذا يهمّ لأي عميل مرتبط بالحكومة الكويتية في خطتك. حقلٌ مخصص للسنة المالية التي ينتمي إليها الهدف يوفّر عليك جدلًا كل ربع.

أهداف ثنائية اللغة من غير إدخال مزدوج

يقرأ الأهدافَ جمهوران في أغلب المؤسسات الخليجية: فريقُ التنفيذ الذي يعمل غالبًا بالإنجليزية، ومجلسُ الإدارة أو المساهمون أو الوزارة الذين يقرؤون غالبًا بالعربية. لا تحتفظ بمساحتَي عمل أو قائمتَين. أعطِ كل مهمة هدف اسمًا قصيرًا ثنائيَّ اللغة، واحفظ الصياغةَ العربية الرسمية في حقل مخصص أو في وصف المهمة، ودَع عناوينَ بطاقات لوحة المعلومات تحمل العربية للجمهور الذي يقرأها. وتتعامل المستندات مع العربية من اليمين إلى اليسار جيدًا، فيمكن أن يكون ميثاقُ الهدف (المؤشر الذي يخدمه، وخط الأساس، ومصدر الحقيقة للرقم، والمالك) صفحةً واحدة ثنائية اللغة مرتبطة بالمهمة. ويغطي دليلنا عن دعم العربية في ClickUp مسألةَ لغة الواجهة؛ أما النقطة هنا فهي أن الهدف يُكتب مرةً واحدة ويفهمه القارئان معًا.

خمسة أخطاء نراها في إطلاقات OKR الخليجية

النمط متكرر في الدول الثلاث بما يكفي ليستحق التعداد.

• أهداف أكثر مما ينبغي. اثنا عشر هدفًا للشركة قائمةُ مهام لا استراتيجية. من ثلاثة إلى سبعة، بنتائج رئيسية يستطيع عضوُ مجلس الإدارة أن يردّدها.
• نتائج رئيسية من غير خط أساس. مستهدفٌ من 0 إلى 100 بالمئة لا يقول شيئًا عن الصعوبة؛ ومستهدفٌ من 61 إلى 75 يقول. سجّل قيمةَ البداية يومَ افتتاح الربع.
• شخص واحد يحدّث كل شيء. إن أدخل مكتبُ إدارة المشاريع كلَّ رقم، صارت الأرقامُ أرقامَه لا أرقامَ الملّاك. كلِّف بكل مستهدف وكل مهمة هدف الشخصَ المسؤول عن النتيجة.
• حالات تُستخدم كآراء. عرِّف «على المسار» مرةً واحدة، كتابةً، كنسبة من الخطة أو كقيمة مستهدف، وثبّت التعريف في مستند مساحة OKR.
• لا طقسَ مراجعة. وُجدت لوحةُ المعلومات لينظر إليها اجتماعٌ ثابت، في يوم يكون يومَ عمل في كل دولة معنيّة. ومن غير الاجتماع تتآكل اللوحة في نحو ثلاثة أسابيع.

خطة إعداد في 30 يومًا

الترتيبُ أهمّ من السرعة. وثلاثون يومًا تكفي مؤسسةً متوسطة لتبدأ ربعًا بلوحة نتائج حيّة.

• الأيام 1 إلى 5: اتفقوا على المصطلحات والأهداف. من ثلاثة إلى سبعة أهداف للشركة، لكلٍّ منها نتيجتان إلى أربع نتائج رئيسية بخط أساس ومستهدف. وقرّروا لكل نتيجة رئيسية: مستهدف أم مهمة.
• الأيام 6 إلى 10: ابنوا مساحة OKR من قالب ClickUp أو يدويًا: مجلدات بحسب الإدارة والدولة، وأنواع مهام مخصصة للهدف والنتيجة الرئيسية، والحالات الموصى بها معدَّلةً على مسار المراجعة لديكم، وحقول مخصصة لخط الأساس والمستهدف والمصدر والدولة والسنة المالية.
• الأيام 11 إلى 15: أنشئوا الأهداف في Goals. هدفٌ واحد لكل هدف من أهداف الشركة، بمستهدفات من النوع الصحيح، ومستهدفات «مهمة» تشير إلى مهام الأهداف أو قوائم المبادرات. واضبطوا المشاركة بحيث يرى الضيوفُ والمراجعون ما ينبغي لهم فقط.
• الأيام 16 إلى 20: ابنوا لوحتَي معلومات، واحدةً تنفيذية ببطاقات Goals في الأعلى وبطاقات المحفظة والحساب تحتها، وأخرى للإدارات ببطاقات قائمة المهام والمخطط الشريطي. وأضيفوا البطاقةَ النصية الأسبوعية واتفقوا على من يكتبها.
• الأيام 21 إلى 25: اربطوا الروتين. أتمتةٌ تضبط الحالة على «يحتاج إلى انتباه» حين لا تتغيّر نتيجةٌ رئيسية خلال مدة محددة، ومهمةٌ متكررة للتحديث في يوم المراجعة الثابت لكل دولة، وحقولُ ذكاء اصطناعي للملخّص وتحديثات التقدّم على مهام الأهداف.
• الأيام 26 إلى 30: أجروا مراجعةً تجريبية واحدة ببيانات حقيقية، وباللغتين إن احتاج الجمهور. أصلحوا التعريفاتَ التي أثارت الجدل، ثم افتحوا الربع.

كيف يُقارن هذا بغيره

الإنصاف يقتضي القول إن لكل منصة جدّية في هذه الفئة إجابةً عن الأهداف. فلدى Asana ميزةُ أهداف بأهداف فرعية وتجميعٍ للتقدّم من المشاريع والمحافظ؛ وتتعامل monday.com مع الأهداف عبر اللوحات وأدوات المحافظ ولوحات المعلومات لديها؛ وتتابع Atlassian الأهدافَ عبر منتجاتها السحابية وتقدّم Focus لمتابعة المحافظ على مستوى الاستراتيجية؛ وتعتمد Notion على قواعد البيانات والعلاقات لبناء صفحات OKR؛ أما منصات OKR المتخصصة مثل Perdoo وQuantive وProfit.co فتتعمّق في منهجية OKR أكثر من أي أداة لإدارة العمل، على حساب أنها تعيش بجوار العمل لا داخله.

موقعُ ClickUp المميز أن الطريقتين تعيشان في مساحة العمل نفسها التي يجري فيها العمل: يمكن لمستهدف أن يشير إلى قائمة المهام ذاتها التي تحرّكه، ويمكن للوحة المراجعة أن تمزج تقدّمَ الأهداف بعبء العمل والوقت في الحالة، ويمكن لـ Brain أن يجيب عن سؤال حول هدف من تعليقات المهام التي تحته. وما إذا كان ذلك فاصلًا يعتمد على مقدار ما يوجد من عملكم التشغيلي في ClickUp أصلًا. وإن كان فريقك ما يزال يقارن بين المنصات، فدليلنا عن أفضل أدوات إدارة المشاريع لدول الخليج يعرض المفاضلات الأوسع.

أين يقف BuyClickUp من هذا

BuyClickUp شريكُ ClickUp مستقلّ تديره شركة Inspark، ويعمل مع المؤسسات في الإمارات وقطر والكويت. تصميمُ الأهداف هو نقطة البداية في أغلب مشاريع التطبيق لدينا، قبل المساحات والحالات، لأن بنية OKR تقرّر ما الذي يجب على الهيكل أن يحمله. نعقد ورشةَ المصطلحات بالعربية أو الإنجليزية، ونبني مساحةَ OKR وطبقةَ Goals مع الأشخاص الذين سيملكونها، ونصمّم لوحاتَ المراجعة لكل جمهور، بما فيها حزمةُ مجلس الإدارة بالعربية حين تكون هي ما يقرأه المجلس.

ClickUp علامة تجارية مسجلة لشركة Mango Technologies, Inc.؛ وBuyClickUp شريك مستقل، ويعكس هذا المقال قراءتنا لوثائق ClickUp المنشورة وخبرتنا في التطبيق. إذا كانت استراتيجيتكم تعيش في عرض تقديمي وعملُكم يعيش في مكان آخر، فأجرِ تقييم الجاهزية القصير أو تواصل معنا، وسنساعدكم في تحديد أيٍّ من الطريقتين ينتمي إليها كلُّ هدف من أهدافكم.